Assemblée Générale 2009

1° Ce Dimanche 18 Janvier 2009, l’assemblée générale (AG) de l’association AIP s’est tenue dans la salle de conférence de l’INJEP à Marly le Roi.

Cette AG a été déclarée ouverte à 14h45 par Nicolas Outters (Président).Etaient présents Franck Bugnet (Trésorier), Eric Mouquet (Secrétaire), ces trois personnes constituant le « Bureau » de l’association AIP.

Etaient présents en début d’AG, tous les membres d’AIP qui ont assisté au stage de trois jours (voir liste des participants), ainsi que les intervenants qui ont animé les conférences de ces trois jours (sauf Luc Coiffier, qui a du s’absenter des le samedi après midi).

2° Le Président a tenu tout d’abord à remercier chaleureusement tous les participants au stage, Les intervenants (voir liste des intervenants), ainsi que les « partenaires » : Astronomie Magazine représenté par Carine Souplet. Galiléo représenté par Damien Elisei.

3° Après un rappel de l’historique de la création d’AIP, le Président donne quelques explications sur l’objet, la structure, le fonctionnement d’AIP. Il précise que le site internet d’AIP est hébergé par Astrosurf, que la communication a été grandement relayée par Astronomie magazine, et que la Société Galiléo a sponsorisé le stage à hauteur de 3000€ (trois mille euro).

4° Le Président propose ensuite de regarder le rapport financier. Ce rapport est présenté par le trésorier. Le rapport affiché indique un solde positif auquel il convient d’ajouter les 3000€ (trois mille euros) apportés par la société Galiléo. Le trésorier précise que l’erreur a été depuis corrigée. Le bilan présente maintenant un solde positif de 6682.63€ (six mille six cent quatre-vingt deux euros et soixante trois cts). Le Président commente le rapport et demande s’il y a des questions dans l’assemblée. Les intervenants qui ont déjà l’expérience de gestion d’association du type loi 1901, précise qu’il convient de s’assurer de la manière d’intégrer le solde positif dans le bilan, notamment pour la gestion de l’impôt et de la TVA. (On doit engager les frais avant l’AG) Le trésorier en prend bonne note et indique qu’il va vérifier ce point de gestion. On discute également du mode de paiement qui a perturbé certains membres de l’association résidants en Belgique notamment. Le problème des frais de gestion prélevés par la banque est également abordé, le trésorier  indique qu’il vérifiera s’il y a lieu de changer de banque si celle ci prélève des frais de gestion trop importants. Le Président propose de voter l’acceptation de ce rapport financier.Le rapport financier présenté lors de cette AG est accepté à l’unanimité.

5° Le Président présente le budget pour l’année 2009. Le solde positif permet d’ores et déjà d’envisager l’organisation d’un prochain stage. Le Président espère que les sponsors renouvelleront leur soutien et que de nouveaux moyens, si bien financier que logistique permettront à AIP d’améliorer et de faciliter l’organisation de stages. Le Président propose de voter le budget 2009. Le Budget 2009 est adopté à l’unanimité.

6° Le secrétaire propose de faire le point sur quelques questions que les intervenants lui ont soumis lors du stage. Question sur l’opportunité de mettre les tutoriaux PDF et PPT en consultation libre avant le stage sur le site d’AIP .Le Président explique que le prix du stage de 150€ (cent cinquante euro) correspond à la location de la salle, à l’hébergement, à la restauration, mais que ce prix ne constitue pas un « achat » de PDF ou PPT. Le débat porte ensuite sur la possibilité de mettre en accès privé le contenu des stages avant la date du dit stage et ensuite en accès libre après la date du dit stage. On précise qu’il vaut mieux mettre les tutoriaux en accès libre au format PDF plutôt que PPT. Cette question est portée au vote .L’accès libre des tutoriaux après le stage est adopté à l’unanimité moins une voix.

7° La question à propos de la liste sur laquelle les coordonnées des membres d’AIP figurent (téléphone, adresse, email) est ensuite abordée.Le trésorier précise que cette liste à été envoyée à chacun dans le but de faciliter le covoiturage, il comprend que certains aient pu être gêné, et s’en excuse auprès des membres de l’assemblée. Le Président et le secrétaire présentent également leurs excuses pour ce malentendu sur la diffusion de la liste. Le Président précise qu’il conviendra de s’assurer que la réglementation en vigueur à ce sujet (CNIL) soit respectée à l’avenir.

8° Le Président aborde l’objet des prochains stages et demande à l’assemblée de proposer des idées en ce qui concerne les thèmes suivants : Période de l’année la plus propice aux stages Lieux d’organisation des stages Sujet des conférences Niveau des conférences (débutant, moyen, expert.) Création d’ateliers en application des cours magistraux Convivialité (notamment après les conférences, espaces libres pour la discussion ou la pratique de l’astronomie). Ces questions entrainant de nombreuses interventions des membres de l’assemblée et le temps étant par ailleurs compté (retour par le train de membres habitant assez loin), le Président propose de prolonger ce débat notamment via le site d’AIP.On peut cependant déjà percevoir que la demande s’oriente vers : Des ateliers où la pratique des contenus exposés dans les cours magistraux serait appliquée. Des groupes dont le niveau serait plus homogène Éventuellement des lieux où l’astronomie peut se pratiquer. La période hivernale semble également être la plus propice à l’organisation du stage. Le Président fait remarquer qu’à son avis les participants n’étaient pas suffisamment prêts et que beaucoup de temps a été perdu à rappeler les fondamentaux du traitement d’image.

9° Il est décidé de mettre en place une liste « YAHOO AIP » afin de faciliter la communication et la diffusion de l’information entre les membres d’AIP. Le Président demande à chacun de mettre sa photo dans le profil qui sera crée afin de faciliter la mémorisation des visages des membres.

10° Le trésorier attire l’attention sur l’importance de l’investissement en temps et en compétence que toute cette organisation demande. Il demande si des membres souhaitent apporter leur aide pour la mise en œuvre et le bon fonctionnement et d’une telle organisation. Plusieurs membres se présentent et proposent leur aide tant au niveau de la comptabilité qu’au niveau de la gestion du site internet. Les coordonnées des bénévoles sont recueillies par le Président, le trésorier et le secrétaire, une liste sera établie après l’AG.

11° Clôture de l’assemblée générale Après avoir encore une fois remercié tous les participants et constatant que tous les sujets avaient été abordés et que tous les participants à l’AG avaient pu s’exprimer librement, le Président déclare qu’il est désormais l’heure de quitter la salle.Le Président propose donc de clore cette AG.A 15h11, le Président déclare la clôture de l’AG du 18 janvier 2009.

Le Président Nicolas Outters - Le trésorier Franck Bugnet - Le secrétaire Eric Mouquet